为了更好加强学生档案管理，切实维护学生档案的完整性和真实性，提高学生档案的利用效率，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，特制定本规定。

一、归档材料

1.高中转入材料

2.入团志愿书

3.高校招生体检表

4.高校报考登记表

5.高校学籍卡片

6.高校毕业生体检表

7.高校毕业生登记表

8.高校成绩卡片

9.党的积极分子登记表

10.入党志愿书

11.优秀学生登记表

12.单项奖励

13.处分决定

14.学年总结

15.就业报到通知书

16.大学录取通知书

17.其它

二、归档时间

1.新生入学注册取得学籍后，由招生办将学生档案转交各院学生工作办公室。

2.各院学生工作办公室按录取名单核对无误后，按学号顺序排列后移交到档案室，经档案室核实后办理相应的移交手续。

3.新生入学后档案未交的，由各院学生工作办公室负责向校招生办索要。本人党、团材料入学时未交的，由本人负责向原学校索取，一学期归档。档案材料不全的学生，由各院学生工作办公室负责帮助催缴，并在新生档案交接清单上所缺材料一栏由学生本人签字，限期在两个月内把所缺材料送到档案室归档。

4.学年总结在每年十月份由各院学生工作办公室移交到档案室归档。

5.学生的入党材料在其批准转正后的半个月归档。

6.毕业年级学生的高校毕业生登记表、高校学籍卡片、高校毕业生体检表、高校成绩卡片应在各院学生工作办公室整理后，接班级、学号顺序排列，将每名学生的材料放在一起，在6月25日前由各院学生工作办公室移交到档案室归档。

三、档案借阅

1.各院主管学生工作的专职干部可借阅本院的学生档案。外单位需查阅时须持有介绍信，并说明查询内容和目的，经有关领导批准后方可查阅。

2.档案原则上不外借，一般仅限在档案室内查阅，需借出时须说明理由并经有关领导批准后方可借出，要注意保密，保管好案卷。

3.借阅档案时，须办理借阅手续，按期归还。不得超过三天，须继续使用时要办理续借手续。

4.凡摘抄档案材料，须经档案室同意，查阅者不准翻阅与自己调差无关的档案材料。

5.凡借阅的档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。

6.每逢节假日、公出，借阅的档案一律归还档案室。

7.档案归还时，档案员要仔细查看是否有掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。

四、档案保管与转递

1.学生档案由校学生工作处档案室统一保管，定期进行收集、整理和归档。

2.学生档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡、出国学生档案和积存无处转递的档案。

3.学生毕业后，原则上档案一律带走，因特殊原因档案暂留档案室的，免费保管一年，超过一年每年按人才中心档案标准收取保管费。

4.学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。

5.档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。严禁吸烟，保持室内清洁，档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。

6.学生档案属机要文件，学生毕业后由档案室人员到机要局办理转递手续。

7.应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由档案室发档。

8.用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案。

9.签约国企、事业等单位的学生档案可在学生离校后，由学校通过机要局发往毕业生派遣所在地，毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在十月份以前通过学校介绍（节假日除外），到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理这类业务。

10.签约有限公司、中小学校、民营企业以及考研、考公务员报到单位在本市的学生可在7月10日-7月20日凭有效证件之一（报到证、身份证、毕业证）来档案室取档案。

五、本规定由校学生工作处负责解释。

六、本规定自公布之日起实施。